Embarcar na jornada de empreender em clínicas ou hospitais veterinários traz inúmeros desafios para os profissionais, que também precisam se portar como administradores de negócios

 

Nesse sentido, um dos maiores obstáculos do percurso é certamente a correta gestão de tarefas para manter a produtividade. Agora, afinal, o profissional não deve observar apenas a sua expertise técnica – é preciso cuidar da agenda, do controle financeiro, da gestão de equipe, das ações de marketing, do atendimento… as responsabilidades são muitas! 

 

A boa notícia é que existem ferramentas eficazes para fazer uma excelente gestão de tempo na Veterinária. Tome nota das nossas dicas para aproveitar seu tempo ao máximo!

 

5 técnicas de Gestão de Tempo na Veterinária

 

Em primeiro lugar, é importante reforçar que uma boa gestão de tempo não significa cumprir o máximo possível de tarefas em um único dia – na verdade, significa priorizar atividades, fazer o que precisa ser feito, manter um nível de qualidade nas entregas e, acima de tudo, não prejudicar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal

 

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Em última instância, administrar seu tempo com sabedoria vai impactar na satisfação dos clientes, na qualidade do atendimento e na lucratividade da clínica ou hospital veterinário. Vamos às dicas! 

 

1. Mapeie e analise sua rotina 

 

Já ouviu falar na máxima “não se gerencia o que não se conhece”? Pois bem, um primeiro passo fundamental é justamente conhecer todos os detalhes da sua rotina – só então você poderá administrá-la. 

 

Tire uma semana para analisar e anotar suas tarefas diárias, quanto tempo você gasta em cada uma delas e se essas atividades podem ser consideradas importantes ou urgentes. Reflita também sobre o seu rendimento e a qualidade que você investe no seu trabalho. 

 

O próximo passo é estudar se você está assumindo tarefas demais e se a sua dedicação está realmente focada no que mais importa. Perguntas a serem feitas: 

 

  • Estou atarefado demais? Se sim, quais tarefas posso delegar? 
  • Estou investindo meu tempo de trabalho em atividades importantes para o sucesso do negócio?
  • Gasto tempo demais em reuniões improdutivas?
  • Estou satisfeito com meu tempo livre e de descanso? 

 

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2. Exclua tarefas “inúteis” e delegue atividades

 

A partir de toda a análise que você realizou com o mapeamento de rotina, há 2 ações a serem priorizadas: a exclusão de tarefas “inúteis” do seu dia a dia e a delegação de tarefas que podem perfeitamente ser realizadas por sua equipe ou outras pessoas, liberando seu horário. 

 

Tarefas “inúteis” comuns  incluem a checagem constante do e-mail e das notificações de redes sociais, além de reuniões e processos de trabalho improdutivos  (muitos deles, inclusive, podem ser naturalmente eliminados com o uso de softwares especializados). 

 

Quanto a delegar tarefas, lembre-se: apesar de você estar à frente da gestão do negócio, isso não quer dizer que consiga cumprir todas as atividades que garantam seu funcionamento. Isso só não é saudável, como também não é possível.  

 

A gestão de compras, o pagamento das contas mensais e até mesmo o envio de e-mails são exemplos de tarefas que podem ser delegadas. 

 

3. Mantenha uma agenda online e um software para a clínica 

 

Quando falamos da gestão de tempo na Veterinária, uma das áreas mais importantes é a organização do fluxo de consultas e da agenda de trabalho. 

 

Para sua organização pessoal, uma dica interessante é manter uma agenda online. O ideal é que a plataforma reúna os seus compromissos pessoais e profissionais e possa ser consultada a qualquer momento (inclusive do smartphone). 

 

Além de tarefas cotidianas, registre horários de atendimentos e períodos específicos para se dedicar às ações de gestão do negócio. 

 

Para a clínica ou hospital veterinário, vale lembrar que existem softwares especializados na área da saúde que cumprem o papel de organizar todo o fluxo de atendimentos, além de otimizarem outros focos administrativos. O investimento na tecnologia vale a pena: dessa forma, você ganha em tempo e eficiência. 

 

4. Treine sua equipe para evitar retrabalhos 

 

Em qualquer tipo de negócio, o retrabalho é um dos principais responsáveis para que a produtividade vá por água abaixo. Nesse sentido, não importa o tamanho da sua equipe: é imprescindível treiná-la para evitar o problema e garantir a eficiência. 

 

A principal medida, aqui, é orientar os funcionários a registrarem as atividades realizadas. A confirmação da presença de pacientes, por exemplo, é importante – mas só precisa ser feita uma vez. O mesmo vale para cobranças e contagem de insumos no estoque. 

 

A centralização das informações via tecnologia e o uso de sistemas também têm um papel relevante nesse sentido, porque facilitam a conferência de dados e minimizam os erros humanos. 

 

5. Aplique a técnica de Stephen R. Covey

O autor do livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes tem um método vastamente utilizado e aprovado no mundo todo. Na perspectiva adotada por Dr. Stephen R. Covey, a organização de tarefas deve ser baseada na classificação entre aquelas consideradas “importantes” e as consideradas “urgentes”.  

 

Nesse entendimento, “urgente” é aquilo que demanda atenção imediata, sendo movido por prazos. Por outro lado, “importante” diz respeito a atividades que exigem planejamento e mais tempo para serem executadas. 

 

Nesse sentido, Covey define a seguinte matriz para a gestão de tempo e de tarefas: 

 

Fonte: HashTrack Blog

 

A ideia, aqui, é que o médico veterinário encaixe cada uma das suas tarefas em um dos 4 quadros da matriz, classificando-as da seguinte forma: 

 

  • Tarefas Importantes e Urgentes: são aquelas consideradas críticas ou “crises”, que têm grande impacto sobre o negócio e precisam ser resolvidas o quanto antes. 

 

  • Tarefas Importantes e Não Urgentes: essas tarefas exigem atenção e são relevantes para a clínica ou hospital veterinário (como definir metas e planejar atividades), mas têm um prazo mais longo e têm mais flexibilidade de tempo para realização. 

 

  • Tarefas Não Importantes e Urgentes: em geral, essas são tarefas que já estão com o prazo vencido e são resultados de procrastinação e falta de organização. 

 

  • Tarefas Não Importantes e Não Urgentes: são justamente as atividades as quais você deve evitar ou não focar sua atenção. Exemplos disso são o tempo passado na tela do celular e a checagem das redes sociais, que podem ser um grande ralo da produtividade. 

 

Por fim, nunca é demais reforçar a importância da pontualidade nos seus compromissos com sua clínica ou hospital veterinário – mesmo quando o cliente se atrasa. Falhar nesse quesito pode transformar seu dia numa bola de neve, atrasando todas as demais tarefas. 

 

Além de prejudicar a sua gestão de tempo, pecar no horário também só manchará a imagem do seu negócio. Fique atento! 

 

Esperamos que este conteúdo seja valioso para você na prática, contribuindo para sua gestão de tempo na veterinária. Vale lembrar que o assunto será tema dos nossos cursos a serem lançados em breve. Continue a acompanhar o EADVET para mais novidades!